Projektledelse er fedt, når det hele glider. Når kollegaerne hepper, leverancerne tikker ind til tiden – og du kan duppe panden med en følelse af “det her, det kan jeg faktisk finde ud af”.
Men lad os være ærlige.
Sådan går det ikke altid.
Nogle dage føles dit projekt mere som en cykeltur i modvind med flade dæk og kæden hoppende af. Og netop dér er det en gave at have lavet en god interessentanalyse.
Så lad os starte med det helt grundlæggende:
Hvad er en interessent? En interessent er en person eller gruppe, der enten:
påvirker dit projekt, eller
bliver påvirket af dit projekt.
Det kan være alt fra ledelsen, der har sat projektet i gang, til den borger, der i fremtiden skal bruge jeres nye løsning.
Og fordi interessenterne spænder så vidt, er det ikke nok bare at lave en liste. Du skal også finde ud af:
hvor stor indflydelse de har
hvor meget de bliver påvirket
og hvordan du bedst håndterer dem.
De fire grundtyper af interessenter Her får du et overblik over de fire arketyper, du skal kende, når du arbejder med interessentanalyse:
Bliver påvirket Bliver ikke påvirket Har stor indflydelse Ressourceperson Grå eminence Har lille indflydelse Gidsel Ekstern interessent Ressourcepersoner (Stor indflydelse / Bliver påvirket) De her mennesker er guld værd. De kan både hjælpe dig med at navigere i modvind og få projektet i mål. Giv dem en stol ved bordet og lyt til dem. Det er ikke dem, du skal informere. Det er dem, du skal inddrage.
Grå eminencer (Stor indflydelse / Bliver ikke påvirket) De virker måske ikke særligt interesserede – men de har nøglerne til maskinrummet. Du kan ikke ignorere dem. Du skal tage dem alvorligt, få dem til at føle sig hørt og sikre dig, at de ikke spænder ben for projektet.
Gidsler (Lille indflydelse / Bliver påvirket) De har ikke meget at skulle have sagt – men de ender med at leve med konsekvenserne. Derfor skylder du dem god information, løbende kommunikation og måske en snert af empati.
Eksterne interessenter (Lille indflydelse / Bliver ikke påvirket) Her finder du dem, der ikke har noget på spil. De skal bare vide, at projektet eksisterer. Orientér dem – men brug ikke kræfter på at engagere dem.
Hvorfor er en interessentanalyse vigtig? Fordi interessenter er med dig. Eller imod dig. Og ofte begge dele – afhængigt af tidspunktet, dagsformen og hvor meget projektet lige lander i deres afdeling.
Med en god interessentanalyse får du:
overblik over relationerne i og omkring projektet
input til din kommunikationsplan
tidlige advarselslamper om potentielle konflikter
og muligheden for at prioritere din tid og opmærksomhed, der hvor det batter mest.
Bonus: Det er også et stærkt udgangspunkt, når du skal vurdere risici og lægge en plan B.
Sådan laver du en interessentanalyse Her får du en trin-for-trin guide, som du kan lave alene eller – endnu bedre – sammen med dit projektteam.
Tip: En bunke papkort, lidt lærertyggegummi og en ledig væg gør underværker i processen. Jo større flade – jo bedre overblik.
Trin 1: Identificér interessenterne Start med en stor og generøs brainstorm. Gennemgå hele projektets livscyklus og stil jer selv spørgsmål som:
Hvem har sat projektet i gang?
Hvem skal godkende leverancerne?
Hvem betaler?
Hvem bliver berørt – på godt eller ondt?
Hvem skal bruge det, vi laver?
Hvem kan spænde ben – eller smøre kæden?
Skriv alle interessenter op. Hellere for mange end for få i første omgang.
Trin 2: Gruppér i matrixen Sæt hver interessent ind i modellen fra før:
Har stor / lille indflydelse?
Bliver meget / lidt påvirket?
Nu begynder du at få øje på, hvem der skal have et ugentligt nyhedsbrev – og hvem der skal have en fast plads i styregruppen.
Trin 3: Beskriv dem Det her trin er guld, hvis du skal bruge analysen aktivt.
For hver vigtig interessent, så svar på:
Hvilke forventninger har de til projektet?
Hvad får de ud af det?
Hvad kan de miste?
Hvor stor er deres opbakning – fra -5 til +5?
Hvordan påvirker de projektets succes (1-5)?
Hvad er din plan for at engagere dem?
Du kan eventuelt lave en lille profil for hver – eller samle det hele i et regneark.
Trin 4: Brug analysen aktivt Lad ikke interessentanalysen samle støv bagerst i projektmappen.
Brug den i:
din kommunikationsstrategi
din risikovurdering
dit planlægningsarbejde
og dine quick wins – altså der hvor lidt indsats kan give stor effekt
Du skal også vende tilbage til analysen løbende. For interessenter kan skifte rolle, og deres indflydelse kan ændre sig undervejs.
Hvor omfattende skal analysen være? Tænk på din interessentanalyse som en rygsæk.
Pakker du for lidt, kommer du til at mangle det essentielle. Pakker du for tungt, så går du død på første bakke.
Detaljegraden skal matche projektets størrelse og kompleksitet. Du må ikke skippe øvelsen – men der er heller ingen grund til at identificere 117 ligegyldige perifere aktører. Prioritér.
Når projektet slutter Når du har passeret målstregen, er det tid til at se tilbage:
Hvad virkede i din interessenthåndtering?
Hvad kunne du have gjort anderledes?
Hvordan kan du bruge erfaringerne i dit næste projekt?
Den ultrakorte version En interessentanalyse hjælper dig med at finde ud af, hvem der:
påvirker dit projekt
bliver påvirket af dit projekt
og hvordan du bedst håndterer dem
Den gør det lettere at planlægge, kommunikere og undgå ubehagelige overraskelser.
Og den gør dig til en klogere og skarpere projektleder – både på gode og dårlige dage.